Basándome en mi propia experiencia me gustaría compartir algunas técnicas que me han servido para realizar negociaciones con empresas proveedoras.
Uno de los problemas más frecuentes con los que se encuentran las empresas que solicitan servicios tecnológicos a terceros es la falta de conocimientos técnicos para poder evaluar las ofertas presentadas por lo proveedores. Por norma general las empresas proveedoras presentan ofertas repletas de "paja", entendiendo por "paja" el relleno de las ofertas con lineas y lineas de lenguaje técnico que nadie se va a leer. Lo que interesa a la persona que va a decidir si compra o no es la última página, que es la que normalmente contiene la oferta económica. Ahora la pregunta del millón, realmente ¿el servicio que me ofrecen cuesta lo que me piden?. La respuesta es NO. Desde mi experiencia puedo afirmar que cualquier oferta que se presenta está sujeta a negociación. Mi opinión es que la negociación nunca debe ser agresiva y por supuesto ambas partes deben quedar satisfechas con el acuerdo. ¿Cómo se inicia la negociación?. Es evidente que para negociar el precio de la oferta debemos contar con argumentos. Estos argumentos podemos extraerlos de la propia oferta del proveedor o bien establecerlos por política o cultura de nuestra organización.
- En el primer caso, por ejemplo, se puede crear una duda razonable acerca del tiempo o personas dedicadas al proyecto objeto de la oferta. En este caso si nos deberíamos apoyar en ciertos conocimientos técnicos que den validez al argumento de que el tiempo está sobrestimado. Por ejemplo: "En un proyecto anterior a este en el que había que desarrollar algo similar el tiempo fue -muy-bastante-infinitamente- inferior, si pudierais revisar las especificaciones del proyecto y reestimar el tiempo necesario os lo agradecería". Salvo casos excepcionales el proveedor captará el mensaje que le estamos enviando de que el precio está por encima de lo que queremos pagar.
- El proveedor por su parte puede estar interesado en trabajar con nuestra organización por dos cosas imagen y por otro lado expectativas de conseguir otros contratos. Esto evidentemente se circunscribe tan sólo a empresas de cierta envergadura. Podemos jugar con esta expectativa para negociar el precio de la oferta. Si el proveedor está interesado en formar parte de nuestra lista de proveedores hará todo lo posible para entrar.
- Un último argumento que se puede utilizar es el de las limitaciones de presupuesto. El argumento es sencillo consiste en transmitirle al proveedor que su oferta no se ajusta al presupuesto asignado para este proyecto. Se puede guíar al proveedor hacia la oferta que podría ser razonable para que la dirección apruebe el presupuesto.
Lo importante de verdad es que las dos partes queden satisfechas con el acuerdo ya que lo que interesa a la empresa cliente es que el proyecto se lleve a cabo en las mismas condiciones de calidad pero a un precio inferior al ofrecido por parte del proveedor.